Klokkenluidersregeling


Wij hechten waarde aan een goede klachtenregeling met een zorgvuldige en vertrouwelijke afhandeling van de gemelde klachten. In dit kader zijn wij van mening dat ook medewerkers en personen van buiten de organisatie zonder gevaar voor hun rechtspositie vermeende onregelmatigheden aan de orde moeten kunnen stellen. Iemand die gebruik maakt van deze klokkenluidersregeling kan de melding anoniem doen bij de vertrouwenspersoon van Koning & Van Zijl accountants.


Begrippen

In deze regeling worden de volgende begrippen gebruikt:

  1. Koning & Van Zijl accountants
    De accountantsorganisatie Koning & Van Zijl accountants, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel  voor Midden-Nederland, dossiernummer 30248348.
  2. Medewerker
    Alle aan Koning & Van Zijl accountants verbonden werknemers, met inbegrip van directie en/of bestuursleden.
  3. Externe derde
    Een natuurlijk persoon of rechtspersoon niet zijnde Koning & Van Zijl accountants of één van haar medewerkers.
  4. Melder
    Een natuurlijk persoon of rechtspersoon die een melding doet als bedoeld in deze klokkenluidersregeling.
  5. Vertrouwenspersoon
    Een natuurlijk persoon die door de directie van Koning & Van Zijl accountants is aangesteld in het kader van deze klokkenluidersregeling. De directie van Koning & Van Zijl accountants komt niet voor deze functie in aanmerking.
  6. (Vermeende) onregelmatigheid
    Een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot Koning & Van Zijl accountants en/of haar medewerkers in verband met:
    a. een (dreigend) strafbaar feit
    b. een (dreiging van) het manipuleren of vernietigen van informatie over voornoemd feit
    c. een (dreiging) van bewust onjuist informeren
    d. een (dreigende) schending van wet- of regelgeving
    e. een (dreigende) overtreding van binnen Koning & Van Zijl accountants geldende (gedrags)regels
    f. een andere situatie die naar het oordeel van de melder doorgegeven moet worden aan de vertrouwenspersoon.

 

Melding

  1. Een medewerker of een externe derde die meent dat er sprake is van een (vermeende) onregelmatigheid kan een melding doen bij de vertrouwenspersoon.
  2. De melding kan (bij voorkeur via e-mail) worden verstuurd naar J.G.M. Weerdenburg AA, e-mailadres: weerdenburg@auxiliumadviesgroep.nl of T: (033) 433 72 17.
  3. Ook is het mogelijk om de melding per brief te verzenden naar het postadres van Koning & Van Zijl accountants, t.a.v. J.G.M. Weerdenburg.
  4. Binnen vijf werkdagen na ontvangst van de melding bevestigt de vertrouwenspersoon de ontvangst van de melding aan de melder. In deze bevestiging reikt de vertrouwenspersoon ook de procedure en termijn aan, die gevolgd gaan worden bij de behandeling van de melding. 
  5. Na uiterlijk vier weken stelt de vertrouwenspersoon de melder op de hoogte van de maatregelen die zijn genomen en de verdere afhandeling van het traject. In de bijzondere situatie dat dit bericht niet binnen vier weken kan worden gedaan, laat de vertrouwenspersoon dit aan de melder weten. De vertrouwenspersoon geeft daarbij tevens aan binnen welke termijn de afhandeling alsnog zal plaatsvinden. 

Afhandeling

  1. De vertrouwenspersoon geeft de melding direct door aan de directie en de compliance officer van Koning & Van Zijl accountants. De vertrouwenspersoon informeert de melder hierover.
  2. Direct na ontvangst van de melding start de compliance officer van Koning & Van Zijl accountants een onderzoek naar de (vermeende) onregelmatigheid.
  3. De compliance officer is bevoegd om extern (juridisch) advies in te winnen wanneer hij dit nodig acht. Zijn taken en bevoegdheden zijn vastgelegd in het kantoorhandboek.
  4. De compliance officer rapporteert zijn bevindingen schriftelijk aan de directie. Dit rapport bevat eveneens een advies over eventueel door de directie te nemen maatregelen.
  5. Op het moment dat de directie van het advies wil afwijken, bespreekt zij dit met de compliance officer.
  6. Wanneer de melding de compliance officer zelf betreft, zal de directie een onderzoek naar de (vermeende) onregelmatigheid (laten) starten.

Vertrouwelijkheid en bescherming

  1. De melding geschiedt onder volledige geheimhouding en vertrouwelijkheid. Dit geldt ook voor de correspondentie over en de behandeling van de melding.
  2. De melder kan de vertrouwenspersoon, alleen schriftelijk, ontheffen van zijn geheimhoudingsplicht.
  3. De directie van Koning & Van Zijl accountants garandeert dat meldingen aan de vertrouwenspersoon op grond van deze klokkenluidersregeling, op geen enkele wijze van (negatieve) invloed zijn op het functioneren van medewerker binnen Koning & Van Zijl accountants of op de carrièremogelijkheden van medewerker.
  4. Indien melder de melding rechtstreeks of via derden in de publiciteit brengt kan dit melder worden aangerekend door Koning & Van Zijl accountants .